Zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers kunnen slecht uit de voeten met (Europese) aanbestedingen. Daardoor schiet het aanbesteden van opdrachten zijn doel ver voorbij. Hoe kan het anders, hoe kan het beter?

Zo gaat dat soms: een consortium van bureaus doet mee aan de aanbesteding voor de nationale veiligheidscampagne. Met bloed, zweet en tranen wordt een doortimmerd tweehonderd pagina’s tellend aanbestedingsdocument gemaakt en ruim op tijd ingeleverd. Na de beslistermijn volgt een standaardbriefje van de aanbestedende dienst: het consortium is het niet geworden. Nieuwsgierig naar de achtergrond van de keuze, belt iemand van het consortium voor een toelichting. En krijgt te horen wat eraan heeft geschort: het uittreksel van de Kamer van Koophandel van een van de consortiumleden was gedateerd... Ander voorbeeld: Een bureau vist achter het net bij een aanbesteding en wordt daags na de gunning gebeld door het winnende bureau met het verzoek de klus onder aan te nemen. Het winnende bureau heeft zelf namelijk helemaal geen capaciteit voor de opdracht.

Beerput
Tja, vraag een gemiddelde communicatieprofessional naar de ervaringen op het gebied van (Europese) aanbestedingen en je trekt een beerput open. De voorbeelden zijn opgetekend uit de monden van diverse medewerkers van communicatiebureaus. Het overheersende beeld is dat opdrachtnemers ronduit negatieve ervaringen hebben met (Europese) aanbestedingen. Opdrachtnemers zien op tegen de papierwinkel, terwijl ze maar weinig zekerheid hebben over de kans die ze maken. Want bij een beetje aanbesteding dingen al gauw tientallen concurrenten mee. Een voormalige eigenaar van een Haags PA/communicatieadviesbureau: ‘Af en toe heb ik het gevoel dat de aanbestedende partij bij opening van de aanbesteding al heeft besloten aan wie de opdracht wordt verstrekt. De aanbesteding is dan pro forma; enkel en alleen om aan de (Europese) regelgeving te voldoen. Ik heb dit een keer bespreekbaar gemaakt bij een contactpersoon. Deze overheidsfunctionaris gaf het toe en zei dat hij me voortaan zou melden of een aanbesteding serieus was of niet.’

Work arounds
Ook opdrachtgevers staan niet te juichen. Zij willen het liefst snel en makkelijk werken met hun favoriete bureau. Maar na een korte oriëntatie snel een bureau inschakelen is er al lang niet meer bij. ‘Je moet een maandenlang selectieproces doorlopen, om uiteindelijk met het bureau verder te gaan dat vooraf toch al je voorkeur had’, is een veelgehoorde opmerking. Sommige opdrachtgevers zijn handig geworden in het creëren van work arounds. Ze laten bijvoorbeeld hun favoriete bureau inschakelen door het bureau dat de aanbesteding heeft gewonnen; als onderaannemer. Of ze splitsen opdrachten op, waardoor ze onder de aanbestedingsdrempel blijven en zichzelf gedoe besparen.

Opdrachtgevers worstelen bovendien met de complexiteit van het aanbesteden. Daardoor werken beleidsregels op het gebied van integriteit en uitsluiting in de praktijk onvoldoende en is er een wildgroei te zien aan selectiecriteria. Dat concludeert althans het rapport ‘Waarom vraagt u dat?’, dat onderzoeksbureau Significant maakte in opdracht van het ministerie van Economische Zaken. De onderzoekers hielden de selectiefase bij aanbestedingen tegen het licht en constateerden ‘veel onvolkomenheden op aanbestedingstechnisch en juridisch vlak’. Ze signaleren verder ‘disproportionaliteit’ in de aanbestedingseisen en een vergaande lastenverzwaring voor aanbestedende partijen. De toepassing van selectiecriteria geeft in de praktijk een ‘chaotisch beeld’, stelt het rapport. Selectiecriteria zijn bijvoorbeeld niet altijd conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de formulering van de informatievraag is zeer divers. Een gegadigde moet daardoor elke keer aan een net iets andere eis voldoen, aldus het rapport.

Hoe anders?
Vooralsnog houdt wettelijke verplichting het aanbestedingscircus in stand. Elke overheidsinstantie die diensten wil afnemen met een waarde van meer dan 137.000 euro (exclusief BTW), moet die opdracht Europees aanbesteden. Ook onder deze drempelwaarde moet de overheid zoveel mogelijk inkopen op basis van concurrentie tussen verschillende aanbieders. Bedoeling is dat de overheid zo doelmatig en efficiënt mogelijk met publieke middelen omgaat. De praktijk lijkt echter haaks te staan op deze doelstelling. Alleen al de administratieve rompslomp die aanbestedingen met zich mee brengt, zorgt voor forse extra kosten bij opdrachtgever en –nemer. Kan dat niet anders? De samenstellers van het rapport ‘Waarom vraagt u dat?’ menen van wel en adviseren onder meer harmonisatie van selectiecriteria en toepassing van een rijksbreed aanbestedingssysteem om administratieve lastenverlichting te bereiken.

Mariëlle van der Keur van TenderCoach in Den Haag adviseert en begeleidt ondernemingen bij Europese aanbestedingen. Ze ziet veel verbetermogelijkheden voor bureaus: ‘Een algemeen probleem is dat bureaus vaak te klein zijn en daardoor onvoldoende gekwalificeerd. Ze zien de samenwerkingsmogelijkheden niet. Ook stellen ze onvoldoende vragen aan de aanbestedende dienst, met als risico dat ze de aanbesteding verkeerd interpreteren. Men gaat er vaak van uit: de overheid zal het wel weten. Maar aanbestedende diensten zijn ook feilbaar. We begeleiden jaarlijks zo’n 150 aanbestedingen. Ik heb in de afgelopen jaren maar één keer meegemaakt dat een document zo correct was dat het geen vragen opriep.’ Een ander advies van Van der Keur is: ‘Zorg voor een compleet en correct document. Als er veel aanbieders zijn, is men daar extra alert op. Een inschrijving wordt allereerst op compleetheid gecontroleerd. Als de KvK-inschrijving dan gedateerd is, val je buiten de boot. Dit kan het geval zijn bij grote aantallen inschrijvers.’ Van der Keur adviseert verder om altijd vooraf in gesprek gaan met huidige klanten die aanbestedende dienst zijn. En ook na afwijzing is het verstandig om met de desbetreffende aanbestedende dienst in contact te treden. Zoek elkaar op. Opdrachtgevers en –nemers kunnen veel van elkaar leren. En ze zullen wel moeten, want er zal in de toekomst alleen maar meer worden aanbesteed.’

Reactie RVD
Hoe staat de RVD/Dienst Publiek en Communicatie - als een van de belangrijkste communicatie-aanbesteders - tegenover de kritiek?
‘Het zijn veelgehoorde klachten’, geven RVD-communicatieadviseur Marcel Vos en Jan Veenman, directeur van de Dienst Publiek en Communicatie, toe. Om vervolgens meteen de kanttekening te maken dat de klachten goeddeels tot het verleden behoren. Vos: ‘De problemen doen zich steeds minder voor. Het gaat beter. Een veelgehoorde klacht is bijvoorbeeld dat aanbestedingen een zware administratieve inspanning vragen van meedingende bureaus. Daar hebben we de afgelopen jaren veel aan verbeterd. Een voorbeeld daarvan is de programma-aanbesteding voor communicatiecampagnes voor de rijksoverheid. Daarmee maken we het voor bureaus makkelijker. Ze hoeven zich maar één keer aan te melden om vervolgens een heel jaar mee te kunnen dingen naar meerdere opdrachten. Bovendien hebben ze de mogelijkheid om - wanneer ze maar willen - hun gegevens aan te passen en hun bewijsvoering aan te vullen.’

Vriendjespolitiek
Veenman: ‘Aanbestedingen zijn realiteit in de Europese Unie. Ons doel is om vanuit die verplichting het proces zo goed mogelijk te laten verlopen. En op die manier uiteindelijk de beste partij voor de opdracht te selecteren. We slagen daar steeds beter in. We lopen daarmee een achterstand in ten opzichte van sommige andere EU-landen, waar men veel eerder begon met het aanbesteden van communicatieopdrachten. Dat inlopen gaat overigens snel. De kwaliteit van aanbestedingen is in Nederland hoger dan in pakweg Spanje en Frankrijk, landen die al langer communicatieopdrachten aanbesteden dan wij. Uiteraard blijft er altijd ruimte voor verdere verbetering en er zullen zich ook nog wel eens incidenten voordoen. Maar een beeld dat er structureel sprake is van bijvoorbeeld vriendjespolitiek is ons vreemd. Dat komt echt niet voor.’

Veel ervaring
De RVD is ‘marktleider’ als het gaat om Europese aanbestedingen voor overheidscommunicatieopdrachten. De Dienst Publiek en Communicatie doet dat niet alleen voor postbus 51-campagnes, maar ook voor Defensie, de Werken bij het Rijk-campagne en voor de Belastingdienst. En in opdracht van de Voorlichtingsraad heeft de RVD de Europese aanbesteding verzorgd voor een rijksbrede belevingsmonitor. De RVD adviseert en begeleidt overheden ook bij het aanbesteden van opdrachten die onder het drempelbedrag van € 137.234 blijven. Daarnaast verzorgt de RVD de media-inkoop voor de rijksoverheid en voor gelieerde organisaties, waaronder zelfstandige bestuursorganen en universiteiten. In de loop der jaren heeft de RVD veel ervaring op al deze gebieden opgedaan.

Betere briefings
‘We opereren duurzaam in de markt’, beklemtoont Veenman. ‘Binnen het kader van de regels willen we zo min mogelijk administratieve ballast veroorzaken. Dat is niet alleen in het belang van de bureaus, maar ook in ons belang. We standaardiseren de voorwaarden zoveel mogelijk, zodat het voor ons ook eenvoudiger is om voorstellen te vergelijken.’ Vos: ‘Dat er nog nooit een bureau in beroep is gegaan tegen de uitkomst van een aanbesteding, zegt ook iets over de kwaliteit. In elk geval geeft het aan dat er juridisch weinig tegenin te brengen is. Dat aanbestedingen een lange doorlooptijd hebben, klopt. Dat hangt echter samen met het feit dat de opdrachtgever veel meer aandacht besteedt aan de inhoud van de opdracht. Briefings aan bureaus worden steeds beter.
Maar het kan natuurlijk altijd nog beter. Daarom praten we stelselmatig met bureaus om de aanbestedingspraktijk te evalueren. Die feedback helpt om onze dienstverlening aan te scherpen. En sommige bureaus geven spontaan verbetersuggesties. Die zijn van harte welkom. Het gaat ons er om dat we via een eerlijk en transparant proces voldoende concurrentie creëren.’

(Bron: Magazine C, auteur: Robbert Jan Sabel)