door Anna Groot.

Wat doet een secretaris nu eigenlijk precies?
Dafna: “Nou Alfred, daar was jij bij de overdracht heel duidelijk in! De secretaris is het geheugen en het geweten van de vereniging, zo zei je. Een mooie taak.”

Alfred: “Zeker! Naast administratieve taken als vergaderingen plannen, organiseren en notuleren en het verslag ervan maken neemt de UCK-secretaris ook nieuwe leden aan. Bij elke aanvraag voor een lidmaatschap bij de UCK kijk ik even of het een relevant lid is, dus werkzaam in het communicatieveld. Zijn iemands redenen om lid te worden niet te commercieel? Een nieuw lid moet wel iets toevoegen aan ons netwerk en niet alleen maar komen halen. En bij bestuursbesluiten bekijk ik altijd of het besluit een toegevoegde waarde heeft voor de leden van de UCK."

"De Utrechtse communicatiekring is een kring van communicatieprofessionals die hun vakkennis- en ervaring willen bijhouden, vergroten en delen met vakgenoten. Als secretaris heb ik dat altijd voor ogen gehouden. Inspireren, kennis delen en ontmoeten staan voorop. Dat betekent dat het bestuur gefocust moet zijn op deze uitgangspunten. Hoe staat het met de kwaliteit van de vakinhoudelijke bijeenkomsten? Is de netwerkfunctie goed gefaciliteerd in ons programma? Wie wordt er lid en behouden we het karakter van onze vereniging? Dat zie ik als het geweten."

Dafna: “Ik snap precies wat Alfred bedoelt. Ik zit nu vijf jaar in de programmacommissie, de ruggengraat van de UCK, waarvan de laatste twee jaar als coördinator. Ook daar is het bewaken van de puurheid van de UCK een punt van aandacht. Zo voorkomen we bijvoorbeeld dat sprekers een commercieel verhaal houden over hun eigen onderneming. We vinden het belangrijk dat zij hun kennis delen om niet. Dat ze deelnemen vanuit een passie voor het vak.”

Tot zover het geweten. Nu het geheugen nog.
Alfred: “Daarvoor zorgt het bestuursreglement. Daarin staan alle afspraken die het bestuur neemt en heeft genomen. Denk aan: hoe hoog is de contributie, hoe gaan we met studenten om, welke uitstraling willen wij hebben, hoe lang blijft elk bestuurslid aan? Gedurende het jaar past de secretaris het reglement aan eventuele nieuwe besluiten. Elke eerste bestuursvergadering van het jaar bekijkt het bestuur de aanpassingen in het reglement en stelt het opnieuw vast.”

Dafna: “Ja: Dat gaat voortaan aan mijn keukentafel gebeuren!”

Stabiele situatie
De secretaris vormt samen met de voorzitter en de penningmeester het dagelijkse bestuur. Nu zijn dat nog drie mannen.

Dafna: “De UCK is oorspronkelijk begonnen vanuit de voorlichting. Later kwamen daar journalisten bij. Alles bij elkaar was het in het begin een sigaren rokend bolwerk. Toch zijn er wel degelijk vrouwen geweest in het dagelijks bestuur."

Alfred “Het hele bestuur bestaat uit zeven mensen. In vijftien jaar heb ik volgens mij 16 bestuursleden zien vertrekken, dus bestuursleden blijven best lang zitten. Vanuit deze mooie stabiele situatie met ervaren bestuursleden slagen we erin jaarlijks vele mooie, goede en interessante  bijeenkomsten te organiseren én de kwaliteit daarvan te bewaken. Met veel dank en complimenten aan de programmacommissie.”

Nieuwe plannen?
Dafna: “Er is genoeg te doen. Zo zijn we bezig met het organiseren van het lustrum op 1 september, als de UCK vijftig jaar bestaat. We willen daar in elk geval de leden aan het woord laten. Dat doen we ook al met de lightning talks, waar we de pareltjes onder de leden voor het voetlicht brengen. Mijn oproep aan de leden is om de website in de gaten te houden en 1 september in je agenda te zetten. Want het wordt een mooie bijeenkomst, daar wil je echt bij zijn!”

Lees hier alles over het UCK lustrum 

Gekoppelde documenten

	Titel	Bestandsgrootte	MIME-type
	dafna en alfred bewerkt.jpeg	258,3 kB	image/jpeg