Sinds anderhalve maand zul je in de buurt van het stadskantoor Utrecht groepjes ambtenaren op straat tegenkomen die druk in gesprek zijn. Nee, ze zijn niet met lunchpauze, maar aan het vergaderen! De gemeente Utrecht is de eerste stad van Nederland met een actieplan voetganger. En in dat kader werkt de gemeente mee aan de ontwikkeling van een speciale wandelvergaderapp.

Het idee achter de app is dat kleine overleggen ook goed wandelend kunnen plaatsvinden en vanwege de actieve houding zelfs productiever en effectiever zijn. Het idee komt van een organisatie aangeduid als Weeting (Walking Meeting). Die heeft al een aantal routes in het land uitgezet die zich lenen voor wandelend vergaderen. Weeting biedt routes voor overleggen van 15-90 minuten. De organisatie geeft op de website ook tips hoe het wandelend vergaderen in goede banen te leiden. 

Prachtige omgeving
Beleidsmedewerker Alex Tsakmakis van de afdeling Mobiliteit van de gemeente: “Samen met de afdeling Gezondheid en Sport denken we na hoe we onze medewerkers meer kunnen laten bewegen. Lopend vergaderen is een prima mogelijkheid. De omgeving van het Stadskantoor is prachtig! Niet alleen zitten we dicht bij de binnenstad, maar denk ook eens aan de Leidseweg, richting De Munt en Oog en Al.”

Weetings
Weetings worden omschreven als vaste routes, met markante punten onderweg, die structuur geven aan de vergadering. Tsakmakis: “Er zijn twee reacties op wandelend vergaderen. Of mensen vinden het geweldig, of ze vinden het afschuwelijk.” Iemand die het wandelend vergaderen in zijn hart heeft gesloten is Niek Verlaan, beleidsmedewerker Volksgezondheid. “Ik sta inmiddels al bekend om m’n enthousiasme. Ik wandel niet alleen buiten, maar ook in het stadskantoor, bijvoorbeeld als het flink regent. Op de elfde verdieping, waar het bedrijfsrestaurant is, kun je helemaal rondlopen.”

Brainstormen
Verlaan begrijpt dat niet alle soorten overleg geschikt is om wandelend te doen. “Het werkt goed in kleine groepjes. Als je met iemand wilt brainstormen, of met een collega wilt sparren. Ook kennismakingsgesprekken zijn uitstekend. Een nadeel is dat je moeilijk aantekeningen kunt maken. Maar omdat je in beweging bent, werkt je geest creatiever. En het wandelen is ook nog goed voor de gezondheid.” 

Videoclip
Inmiddels is uit een enquête onder 250 medewerkers gebleken dat 14 procent al op deze manier heeft vergaderd. En 30 procent vindt het een goed idee. Tsakmakis: “We gaan door! Om de folluw-up campagne bekendheid te geven hebben wij een speciale videoclip gemaakt over het wandelend vergaderen."

tekst: Anna Groot